Mögliche Formen einer WEG-Verwaltung

Die Wohnungseigentümergemeinschaft muss das Gemeinschaftseigentum ordnungsgemäß verwalten. Grundsätzlich obliegt der WEG diese Aufgabe (§ 18 WEG). Sie kann selbst entscheiden, wie sie die Verwaltung organisiert. Dies kann in Fremd- oder Selbstverwaltung oder in einer Mischform erfolgen. Unabhängig von der gewählten Form bleiben die Rechte und Pflichten gleich. 

Fremdverwaltung

Meist wird eine externe Verwaltung mit den Aufgaben beauftragt. Sie regelt die Organisation, Verwaltung und Pflege des Gemeinschaftseigentums und vertritt die WEG gerichtlich und außergerichtlich. Die WEG-Verwaltung übernimmt alle wesentlichen kaufmännischen, technischen und organisatorischen Aufgaben. Sie kümmert sich um die Erstellung von Wirtschaftsplänen, Jahresabrechnungen, organisiert und leitet die Eigentümerversammlungen und sorgt für die Umsetzung gefasster Beschlüsse. Ferner übernimmt die WEG-Verwaltung das Instandhaltungsmanagement, vergibt Aufträge an Handwerksbetriebe und koordiniert die Kommunikation mit Eigentümerinnen und Eigentümern, Dienstleistern und Behörden.

Selbstverwaltung

In vielen Fällen übernehmen kleinere WEGs die gesetzlich vorgeschriebenen Verwaltungsaufgaben selbst, sei es aus Kostengründen, dem Wunsch nach größerer Selbstbestimmung oder weil sich aufgrund der Gemeinschaftsgröße keine externe Verwaltung zur Übernahme bereiterklärt. Eine Selbstverwaltung ist rechtlich zulässig und bedeutet, dass die Eigentümerinnen und Eigentümer die Verwaltungsaufgaben in Eigenregie übernehmen. 

Bei einer Selbstverwaltung ist es sinnvoll, folgende Punkte zu berücksichtigen: 

• Die Ausübung der Aufgaben kann zeitintensiv sein. 
• Rechte und Pflichten eines Verwalters müssen bekannt sein.  
• Notwendig sind buchhalterische Kenntnisse, um einen ordnungsgemäßen Wirtschaftsplan zu erstellen und Jahresabrechnungen durchzuführen.  
• Die WEG-Verwaltung übernimmt Verantwortung für die Einhaltung von gesetzlichen Anforderungen und Vorschriften sowie die Kommunikation mit den WEG-Mitgliedern und ggf. Mietenden.  

Bei einer Selbstverwaltung geht die Haftung, die sonst bei der Fremdverwaltung liegt, auf die WEG und damit auf die einzelnen Eigentümerinnen und Eigentümer über. Infolgedessen greift eine persönliche Haftung des WEG-Mitglieds, welches die Verwaltung übernommen hat, etwa bei fehlerhaften Beschlüssen oder mangelnder Instandhaltung. Eine entsprechende Haftpflichtversicherung kann Abhilfe schaffen. Wird ein WEG-Mitglied zur Verwalterin oder zum Verwalter bestellt, darf es nicht gleichzeitig im Verwaltungsbeirat sitzen. 

Mischformen

Neben diesen beiden Varianten gibt es auch Mischformen, die seltener vorkommen. Dabei lagert die WEG nur bestimmte Aufgaben an eine externe Verwaltung aus, wie z.B. die Buchhaltung, die Erstellung der Jahresabrechnung oder die Aufstellung des Wirtschaftsplans. Alle weiteren Aufgaben werden von den verwaltenden Eigentümerinnen und Eigentümern in Gesamtvertretung erledigt, wie z.B. die technische Objektbetreuung. Diese Aufteilung ermöglicht es, einige fachliche Aufgaben professionell abzusichern.

Wahl der passenden Verwaltungsform

WEGs müssen entscheiden, welche Verwaltungsform am besten zu ihrer Gemeinschaft passt. Eine professionelle Fremdverwaltung bietet den Vorteil, dass sie den Eigentümerinnen und Eigentümern Zeit und Aufwand spart. Sie kann besonders dann sinnvoll sein, wenn die WEG keine eigenen Ressourcen für die Verwaltung aufbringen möchte oder kann. Eine Selbstverwaltung hingegen gibt den Eigentümerinnen und Eigentümern mehr Selbstbestimmtheit und Flexibilität, erfordert aber auch mehr Engagement und eine klare Aufgabenteilung innerhalb der Gemeinschaft. Die Wahl der passendsten Verwaltungsform hängt von den Bedürfnissen und Möglichkeiten der WEG ab. Unabhängig von der gewählten Form ist es entscheidend, dass die WEG-Mitglieder ihre Entscheidung gemeinsam treffen, Aufgaben klar verteilen und auf eine transparente Kommunikation achten.