Aufgaben und Kosten einer WEG-Verwaltung
Stand: November 2025
Die zentrale Rolle der Verwaltung
In einer WEG übernimmt die Verwaltung eine zentrale Rolle und vertritt die Gemeinschaft nach außen, zum Beispiel gegenüber Handwerksbetrieben, Behörden oder Dienstleistern. Der beauftragte Verwalter ist berechtigt und verpflichtet für die Eigentümergemeinschaft Maßnahmen selbständig zu ergreifen oder Aufträge vergeben, wenn sie von untergeordneter Bedeutung sind, keine großen Verpflichtungen für die Gemeinschaft mit sich bringen oder notwendig sind, um einen Nachteil abzuwenden. Was im Einzelfall zu „untergeordneter Bedeutung“ zählt, hängt maßgeblich u.a. von der Größe und dem Erhaltungszustand der zu verwaltenden WEG ab.
Mit welchen Aufgaben die Verwaltung zusätzlich betraut wird, kann die Eigentümergemeinschaft durch einen Beschluss festlegen. Ebenso kann beschlossen werden, in welchem Bereich die Befugnisse ggf. beschränkt werden sollen, soweit der abgeschlossene Verwaltervertrag keine entgegenstehenden Regelungen beinhaltet. Auf diese Weise bleibt die Verantwortung klar verteilt und die WEG behält die Kontrolle über wesentliche Entscheidungen.
Hauptsächlich ist die Verwaltung mit kaufmännischen, technischen und rechtlichen Aufgaben betraut.
Kaufmännische Aufgaben
Zu den kaufmännischen Aufgaben einer WEG-Verwaltung zählen alle anfallenden finanziellen Angelegenheiten der Eigentümergemeinschaft. Dazu gehört als Kernaufgabe das Aufstellen eines Wirtschaftsplans, welcher die Einnahmen und Ausgaben für das kommende Wirtschaftsjahr abschätzt. In diesem Zusammenhang wird auch die Höhe des Hausgeldes und der Rücklagen festgelegt. Außerdem kümmert sich die Verwaltung um die Abrechnung aller Zahlungen, Belegprüfung, Hausgeldabrechnung sowie die Buchhaltung. Dabei überwacht die Verwaltung den Geldfluss und verschickt Mahnungen, wenn Zahlungen ausbleiben. Werden regelmäßige Hausmeisterdienste, Reinigungs- oder Gärtnerarbeiten beauftragt, übernimmt die Verwaltung die vereinbarten Zahlungen. Die WEG-Verwaltung erstellt zudem jährlich einen Vermögensbericht, in dem das Vermögen der WEG erschöpfend aufgelistet ist.
Technische Aufgaben
Das Gemeinschaftseigentum in einem guten Zustand zu erhalten, ist eine der technischen Aufgaben der WEG-Verwaltung. Dazu gehören die Beauftragung regelmäßiger Wartungen, die Kontrolle des Hauses, zum Beispiel durch Begehungen, sowie das Erfassen von Verbrauchswerten für Strom, Wasser und Heizung.
Soweit in einer erweiterten Verwaltervereinbarung oder dem Verwaltervertrag vereinbart, plant, vergibt, überwacht und prüft die Verwaltung Erhaltungs- und Sanierungsarbeiten. Kleinere Erhaltungs- und Sanierungsarbeiten sowie Verkehrssicherungspflichten übernimmt sie ebenfalls. Wenn kleinere Mängel auftreten, veranlasst die Verwaltung die Schadensbeseitigung durch Handwerksbetriebe, erstellt Schadensmeldungen und führt die Versicherungsabrechnung durch.
Rechtliche Aufgaben
Die WEG-Verwaltung sorgt in ihren rechtlichen Aufgaben dafür, dass alle Angelegenheiten der Eigentümergemeinschaft rechtskonform und sicher durchgeführt werden. Dazu gehört die Vertretung der WEG nach außen, etwa gegenüber Behörden, Ämtern oder Dienstleistern und die Einhaltung aller relevanten Gesetze und Vorschriften. Die Verwaltung prüft und schließt Verträge ab, zum Beispiel Versicherungen oder Wartungsverträge. Bei Schwierigkeiten wie Zahlungsverzug von WEG-Mitgliedern stößt sie das Mahnverfahren an, leitet den Rechtsweg ein, kann Klagen vorbereiten und die Gemeinschaft bei Gerichtsterminen oder Beschlussanfechtungen vertreten.
Kosten einer Verwaltung
Die monatlichen Kosten für die Verwaltung einer WEG variieren je nach Umfang der Leistungen, Größe des Objekts sowie dessen Lage und Ausstattung. Die Umlage erfolgt üblicherweise nach Wohneinheiten, soweit im Verwaltervertrag, der Gemeinschaftsordnung oder durch Beschluss keine andere von der Teilungserklärung abweichende Vereinbarung getroffen wurde. Die Kosten für die Verwaltung werden mit dem gemeinschaftlichen Hausgeld finanziert.
Vor Vertragsabschluss ist es sinnvoll, verschiedene Angebote von WEG-Verwaltungen zu vergleichen. Genau geprüft werden sollten sowohl vertraglich vereinbarte und in der Gebühr enthaltene Regelleistungen als auch extra zu begleichende Sonderleistungen. Üblich ist eine Pauschalvergütung, die meist monatlich gezahlt wird. Diese Pauschale deckt alle regelmäßigen Verwaltungsaufgaben ab, wie das Erstellen von Abrechnungen, die Buchhaltung, die Organisation von Eigentümerversammlungen oder das Umsetzen von Beschlüssen.
Für besondere Leistungen, die über den üblichen Aufgabenbereich hinausgehen, wie etwa das Begleiten größerer Modernisierungsprojekte, kann die WEG-Verwaltung eine zusätzliche Vergütung verlangen. Diese muss ebenfalls von der Eigentümergemeinschaft beschlossen werden, soweit der Verwaltervertrag dies nicht bereits abschließend regelt.
Bei einer WEG in Selbstverwaltung sind die Eigentümerinnen und Eigentümer in der Regel ehrenamtlich tätig und erhalten keine reguläre Vergütung, sondern nur eine Aufwandsentschädigung. Diese wird in der Eigentümerversammlung beschlossen.
